Manter os dados devidamente protegidos deixou de ser um diferencial e passou a ser um requisito fundamental para as empresas manterem a competitividade em um elevado patamar. Por isso, muitas companhias estão apostando em ferramentas com grande índice de aprovação no mercado de TI, como o Microsoft 365.

Mesmo que haja um foco em redução de despesas, é crucial avaliar o custo-benefício de contratar uma solução tecnológica. Não adianta investir em recursos que não vão agregar valor ao negócio, porque isso influi na capacidade de uma organização ser ágil para suprir as demandas do público-alvo com qualidade e produtividade.

Neste artigo, vamos apontar fatores relacionados com a segurança dos dados e de que maneira o Microsoft 365 pode ser útil para a proteção das informações institucionais. Confira!

Entenda por que a segurança da informação é tão importante

Em setembro de 2020, entrou em vigor a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Ela exige que empresas e órgãos públicos tenham uma série de cuidados ao gerenciar informações dos cidadãos. Em outras palavras, as organizações devem adotar procedimentos adequados de segurança digital para evitar problemas, como o roubo ou o vazamento de dados.

Caso houver falha no gerenciamento das informações, é possível receber uma multa de até R$ 50 milhões. Essa punição passou a ser aplicada com base na LGPD, a partir de agosto de 2021. Por isso, não existe a desculpa da falta de tempo para se adequar aos parâmetros estabelecidos por essa legislação.

Afinal, as organizações tiveram a oportunidade de se preparar para atuar de acordo com as regras dessa norma. E isso abrange não apenas o comportamento dos funcionários, mas também o uso de soluções que contribuam para o ambiente estar mais protegido, como o Microsoft 365.

O esforço em conscientizar a equipe e o investimento estratégico em TI são fatores fundamentais para a segurança da informação ajudar uma organização a ser mais produtiva e bem avaliada pelos stakeholders. Sem dúvida, seguir a LGPD ultrapassa a esfera legislativa e se torna essencial para gerar resultados expressivos.

Veja por como o Microsoft 365 atua na segurança dos dados

É comum as pessoas visualizarem essa ferramenta como um recurso voltado somente para a produtividade no ambiente de trabalho. Porém, vale ressaltar que a solução pode ajudar bastante a elevar o nível de proteção dos dados. Para você visualizar isso com mais clareza, vamos mostrar como o Microsoft 365 pode aprimorar a segurança da informação. Acompanhe!

Conheça seus dados

É possível identificar informações confidenciais a partir de expressões personalizadas, de termos regulares integrados ou de uma função. Podem ser aplicadas palavras-chave, proximidade e níveis de confiança para tornar a administração dos dados mais segura.

Além disso, é viável identificar as informações confidenciais com base em exemplos de dados que geram maior interesse nos usuários, em vez de priorizar termos ou correspondências de padrões. No Microsoft 365, é permitido utilizar classificadores integrados ou capacitar um classificador utilizando o conteúdo criado por você.

O software também pode promover a identificação gráfica de itens em uma empresa, caso tenham alguma classificação ou rótulo de confidencialidade ou de retenção. É viável por meio dessas informações conseguir insights sobre as ações feitas por outros usuários a partir desses itens.

Proteja informações confidenciais

Ao adotar os rótulos de confidencialidade, um usuário tem à disposição um recurso para proteger as informações enquanto trabalha dentro ou fora do ambiente de trabalho. Isso é possível porque essa solução permite criptografar documentos e e-mails, além de aplicar e exibir os rótulos no Power BI.

No caso de máquinas com Windows, os rótulos de confidencialidade podem ser estendidos a funcionalidades adicionais que contemplam a rotulagem e a proteção de todos os arquivos do PowerShell e do Explorador de Arquivos.

Também vale destacar que o Microsoft 365 tem o mecanismo de criptografia de chave dupla, responsável por descriptografar o conteúdo protegido em qualquer situação. Porém, esse recurso somente é aplicado ao manter as chaves de criptografia em um determinado limite geográfico.

Já a criptografia do serviço com chave de cliente se caracteriza por proteger as informações contra acessos não autorizados, além de aperfeiçoar a criptografia de disco BitLocker, empregada nos Data Centers da Microsoft.

Outra funcionalidade importante é o Gerenciamento de Direitos de Informação do SharePoint (IRM), responsável por proteger as listas e bibliotecas do SharePoint. Isso permite a um usuário promover o check-out de um arquivo, fazendo com que ele seja baixado apenas para pessoas autorizadas a visualizar o conteúdo com base em regras especificadas pelo criador do arquivo.

Evite a perda e roubo de dados 

Para minimizar os riscos de perda e roubo de informações, o Microsoft 365 tem recursos capazes de prevenir o compartilhamento de itens confidenciais de forma não intencional. Além disso, combate a perda de dados do ponto de extremidade com a extensão de mecanismos de segurança para itens compartilhados em desktops Windows 10.

A prevenção ao roubo de dados também é feita por meio do uso de recursos de segurança para o navegador Chrome. Ela ainda contempla o compartilhamento de arquivos locais, bibliotecas de documentos e as pastas do SharePoint. A intenção é propiciar ao usuário um ambiente mais protegido contra as ameaças cibernéticas.

O Microsoft 365 também adota recursos para proteger os dados que circulam no bate-papo do Teams e nas mensagens de texto publicadas nesse software, que passou a ser bastante utilizado por empresas e escolas durante a pandemia do Coronavírus (Covid-19).

Outros recursos do Microsoft 365

Mais uma ferramenta de segurança do Microsoft 365 é o Conector do Rights Management, que protege as implantações locais que adotam o Exchange ou SharePoint Server. Também atua na segurança dos servidores de arquivos que utilizam a Infraestrutura de Classificação de Arquivos (FCI) e o Windows Server.

Também merece destaque a verificação de rotulagem unificada da proteção de informações do Azure, porque contribui para proteger informações confidenciais que estão hospedadas em armazenamentos de dados locais.

Outra funcionalidade relevante é o Microsoft Cloud App Security que atua com a descoberta, rotulagem e proteção de informações confidenciais que estão armazenadas na nuvem. Isso é fundamental, principalmente, para as companhias que investem em cloud computing.

Melhore a governança dos seus dados com as soluções Microsoft

Para adotar os melhores recursos com foco em superar os desafios da transformação digital, é imprescindível contar com parceiros qualificados, como a Softline. Um dos motivos é a oferta de uma consultoria diferenciada que colabora para o uso de soluções avançadas, como o Microsoft 365.

Se está em busca de um uso mais estratégico da Tecnologia da Informação, entre em contato conosco agora mesmo. Estamos à disposição para ajudar o seu negócio a ter um crescimento acima das expectativas!