A Tecnologia da Informação é uma área que vem apresentando crescimento significativo nos últimos anos. O motivo para tanto é que tornar os processos digitais já não é mais um diferencial, mas, sim, uma obrigatoriedade para as empresas se colocarem no mercado.

Assim, a área de TI se apresenta como um possível diferencial competitivo, sendo capaz de criar meios para melhorar os processos empresariais e tornar a experiência de compra mais positiva.

Entretanto, alguns erros nos projetos podem inviabilizar o acesso aos benefícios de um momento tão próspero. Quer saber quais são eles e aprender a evitá-los? Então, siga conosco e acompanhe o artigo sobre gestão de projetos TI.

1. Planejamento equivocado

No planejamento são determinadas e distribuídas as responsabilidades para seus responsáveis. Além disso, um bom planejamento dá à equipe a orientação necessária para atingir os objetivos. Sendo assim, é preciso que ele seja abrangente.

É nessa fase que são definidos elementos essenciais para o projeto, como as tarefas de cada participante e as métricas que serão utilizadas para avaliar a evolução.

O ideal é que cada integrante seja orientado de acordo com suas próprias características e funções. Para tanto, é preciso que a gestão de TI alinhe as atividades com a equipe para solucionar dúvidas. Sem isso, é provável que o time fique desengajado e os resultados não sejam tão satisfatórios.

Com o mapeamento do trabalho a ser realizado pelas equipes fica mais fácil avaliar o seu progresso e, quando necessário, realizar ajustes.

Vale lembrar: quando os processos não são bem definidos, surgem problemas como a administração inadequada do tempo e a execução equivocada de tarefas.

Além disso, não se esqueça de planejar ações considerando as características do cliente e a tecnologia a ser utilizada. Ter isso em mente é fundamental para reduzir custos e conduzir a equipe da maneira mais adequada.

2. Alocação inadequada de recursos

Um bom planejamento pode ser o primeiro passo para o sucesso do projeto de TI, entretanto, somente ele não garante os resultados necessários. Nessa lógica, é preciso pensar na qualidade da execução, para que assim os diferenciais comecem a aparecer.

A questão aqui diz respeito aos talentos e a melhor maneira de aproveitá-los. É preciso que as pessoas certas estejam envolvidas com as atividades nas quais suas habilidades se encaixam. De nada adianta organizar tudo muito bem sem ter em quem confiar. Por isso, tenha cuidado com a atribuição equivocada de tarefas.

Isso pode acontecer, por exemplo, quando uma equipe passa a se dedicar a atividades de outra que se encontra sobrecarregada.

Muitas vezes, para ganhar tempo, o gerente de projetos acaba por colocar um profissional sem conhecimento suficiente para executar determinadas tarefas, gerando riscos, como erros e falta de qualidade no que for entregue ao cliente.

3. Ignorar a gestão de riscos

Os problemas fazem parte da execução de qualquer projeto. Entretanto, quando existe planejamento é possível reduzi-los. Assim, é preciso que as lideranças tenham a devida dimensão de onde e como esses problemas podem surgir. Por isso, é fundamental fazer a gestão de riscos.

Não comece a agir sem antes considerar todos os fatores que podem inviabilizar a boa execução do seu projeto, pois, assim, é possível tomar medidas para agir quando algum deles acontecer.

A gestão de riscos permite que, mesmo diante de problemas, seja possível interferir sem que isso gere uma perda de tempo maior do que o que a equipe tem à sua disposição.

4. Mensuração incorreta

É preciso saber lidar com os dados para avaliar se os processos realmente têm trazido os resultados esperados. Isso vale para qualquer atividade, mas, em especial, para o TI.

Sem um procedimento claro para definir se as ações estão de acordo com o que foi estipulado, nada terá como dar certo. Nesse sentido, desconhecer os KPIs capazes de trazer informações úteis pode comprometer o trabalho.

Saiba medir seu desempenho dentro de um período específico. Alguns dos recursos mais importantes para isso são o Retorno sobre o Investimento (ROI) e o Total Cost of Ownership (TCO), que permitem identificar o retorno sobre aquilo que foi gasto e se as ações realmente justificaram os custos iniciais.

5. Comunicação deficiente

É preciso fazer da comunicação uma aliada no trabalho com a equipe, pois para que o gerenciamento de projetos tenha sucesso, todos os participantes devem estar engajados. Por isso, não deixe de agendar reuniões para fazer os ajustes necessários e atualizar os profissionais sobre as exigências e as novas etapas do processo.

Quando esses encontros regulares não acontecem, você pode acabar se deparando com problemas que vão desde a incompatibilidade entre estilos até o descontentamento com a sua liderança.

Uma boa comunicação diz respeito também à definição de como as atividades precisam ser cumpridas. Por isso, faça com que cada colaborador esteja ciente do tempo que tem para realizar suas tarefas. Sem essa informação, é possível que tanto você quanto a equipe percam o controle das ações e se atrapalhem em relação aos prazos.

6. Não estabelecer prioridades

O fato é que determinadas atividades têm mais importância do que outras. Sendo assim, não corra o risco de fazer sua equipe se concentrar em atividades que podem esperar enquanto aquilo que realmente precisa da sua atenção começa a ficar em atraso.

Pensando assim, cabe ao gerente do projeto definir quais são as suas prioridades e sinalizar caso haja alguma alteração. Fazendo isso, é possível alinhar a equipe e garantir que aquilo que realmente importa tenha prioridade.

7. Inexperiência do gerente de projetos

Será responsabilidade do gerente de projetos fazer o devido controle das ações da equipe. Por isso, é fundamental que o profissional tenha experiência para tanto. Um especialista precisa não somente saber se planejar do ponto de vista técnico, como também ter habilidades sociais para lidar com as pessoas.

Isso porque o dia a dia exigirá dele ações como o gerenciamento de riscos, a resolução de conflitos pessoais, a reorientação em relação a ações equivocadas, entre outras.

Enfim, para que a gestão de projetos aconteça de maneira eficiente, trazendo benefícios para o TI é necessário que seja pensada e executada de maneira cuidadosa. Concentrando-se em evitar os erros citados você tem como valorizar a sua e, dessa forma, conseguir melhores resultados.

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