Entenda o que é Business Intelligence e seu impacto nas empresas

Muitas empresas já colheram os benefícios da utilização do Business Intelligence (BI) em seu dia-a-dia, a partir de uma estratégia que permite alavancar sistemas e serviços, a fim de transformar dados em insights relevantes. O resultado é a tomada de decisão estratégica e consciente.

No entanto, mais que saber na teoria o que esse conceito significa, é preciso entender como aplicá-lo no seu negócio. Somente dessa forma será possível usufruir dos benefícios derivados, que se constituem, como indica o nome, em inteligência empresarial.

É por isso que optamos por explicar o que é o BI e seu impacto nas empresas. Neste artigo, você entenderá os principais detalhes sobre essa tecnologia e de que maneira as organizações são beneficiadas por essa estratégia. Ficou interessado? Continue lendo!

O que é Business Intelligence?

O BI é uma teoria que orienta a forma de coletar, organizar e analisar dados brutos, a fim de transformá-los em informações relevantes para o negócio. Esse processo é feito por meio de softwares específicos, que ajudam as empresas a obter insights úteis para as operações diárias. A partir disso, as decisões tomadas são mais conscientes e estruturadas.

Devido a essa finalidade, o BI combina metodologias, processos, tecnologias e arquiteturas de informação com o propósito de aperfeiçoar a gestão das saídas informacionais. Assim, torna-se mais fácil analisar, reportar e fazer o gerenciamento do desempenho do negócio, assim como entregar a informação correta.

Nesse contexto, é importante observar que existem muitas definições de BI — e a maioria delas se refere aos softwares usados. Contudo, a tecnologia vai além. Ela inclui infraestrutura, políticas, procedimentos e sistemas que direcionam os gestores a decisões mais inteligentes.

Quais são os pilares do BI?

O BI requer a aplicação de três fundamentos para ser colocado em prática:

• coleta de dados, que são analisados para avaliar aspectos-chave, como gargalos, oportunidades, produtividade, entre outros fatores;

• organização e análise, porque os dados são categorizados em um banco e apresentados de forma visual para simplificar a tomada de decisão;

• ação e monitoramento, que consiste em tomar decisão a partir dos insights obtidos, com consequente monitoramento de resultados para verificar o êxito da atividade.

Dentro desse escopo, existem três pilares que sustentam o Business Intelligence. A eficiência da prática depende diretamente da aplicação desses critérios, bem como sua otimização e nível de rentabilidade. Para entender como trabalhar esses fundamentos, é preciso conhecê-los e entender que, apesar de serem bastante diferentes, não se excluem nem são independentes.

O que fazer? O ideal é trabalhá-los de forma integrada e interligada. Veja quais são eles e entenda melhor.

Estratégico

Esse nível de BI busca aumentar a performance do negócio e tem por finalidade o propósito de dinamizar o âmbito analítico, que veremos em seguida. Nessa etapa, diferentes ferramentas são passíveis de utilização, como scorecards, mapas estratégicos, relatórios etc. Perceba que todos os recursos visam a transformar a estratégia em objetivos mensuráveis, que permitem acompanhamento.

Com o intuito de medir o sucesso da empreitada, são utilizados fatores relevantes, como margem de lucro, índice de satisfação dos clientes e participação de mercado. Tenha em mente que o BI estratégico está 100% voltado para o monitoramento da performance e cumprimento de objetivos.

Analítico

O BI analítico é trabalhado assim que o estratégico estiver adequado. Nesse momento, a proposta é detectar a origem dos problemas assim que eles forem encontrados. Por exemplo: se for identificada uma queda no lucro empresarial, será possível determinar se isso ocorre por:

• redução no market share;

• eliminação da venda de algum produto específico;

• aumento da concorrência;

• desempenho abaixo do esperado para determinado segmento da empresa e por aí vai.

A causa do problema será conhecida por meio da identificação e isolamento dos gargalos. Com a verificação desse quesito, chega o momento de direcionar as ações operacionais.

Operacional

O último pilar do Business Intelligence é o operacional, que impacta a produtividade, a agilidade, o lucro e a rentabilidade do negócio. Ele ativa a solução dos problemas que impedem a melhoria do desempenho a partir de iniciativas que visem ao aperfeiçoamento dos processos.

Na prática, o que acontece nesse nível é a obtenção de ferramentas que contribuem para as decisões rotineiras, ou seja, aquelas que surgem nos âmbitos mais inferiores das empresas. É importante reconhecer essas iniciativas porque elas ajudam a atingir os objetivos estratégicos. Além disso, possibilitam:

• automatizar processos;

• dar autonomia e poder de decisão aos colaboradores;

• acompanhar a performance das iniciativas;

• disponibilizar as informações operacionais relevantes, que interfiram na capacidade da empresa de atingir suas metas, como o aumento da rentabilidade ou das vendas.

Fica claro que os três níveis de BI estão relacionados e precisam ser trabalhados em conjunto. Quando um desses âmbitos é esquecido, a chance de alcançar os resultados esperados é menor — e isso acontece com certa frequência, principalmente porque as empresas nem sempre reconhecem a importância do funcionamento desses pilares.

Ao trabalhar essas questões, portanto, são dados os primeiros passos em prol da aplicação correta do BI na sua empresa. No entanto, ainda há mais o que fazer.

Como o Business Intelligence funciona?

O BI trabalha com níveis de abstração de informações. O primeiro deles contém os dados. Eles estão em sua forma bruta e, por isso, não apresentam relevância nem transmitem sentido por si só. Por outro lado, eles são passíveis de organização — e é nesse momento que surge a informação.

Esse segundo nível compreende as relações compartilhadas pelos dados dentro de um contexto específico. Eles são estruturados e, a partir disso, são fornecidas percepções impossíveis de serem atingidas sem o agrupamento. Portanto, são os insights.

Em seguida, há o nível mais elevado, o do conhecimento. Ele exige a solidez da informação e depende do aspecto subjetivo para agregar valor. Em outras palavras, esse âmbito somente é alcançado quando é possível compreender e perceber as implicações e os padrões.

Ao utilizar o BI, a busca é alcançar esses três níveis de abstração das informações. Isso porque é a partir das percepções obtidas no último âmbito que se torna possível direcionar as ações empresariais e tomar decisões estratégicas e acertadas.

Assim, o Business Intelligence não fornece respostas rápidas nem sinaliza qual caminho deve ser seguido de maneira obrigatória. Na verdade, essa interpretação será obtida pelo fator humano. O que a ferramenta faz é gerar relatórios que facilitem a análise dos dados, a fim de compreender tendências e chegar a insights significativos.

Processo na prática

A primeira etapa do BI é a de data warehousing, isto é, coleta de dados dos sistemas operacionais e transacionais. Em seguida, eles são estruturados em um banco central. Estão incluídos aqui os aspectos econômicos, operacionais e tecnológicos da organização, as tendências de mercado, as demandas do consumidor e o índice de competitividade.

Com esse estágio de trabalho pronto, chega o momento de as ferramentas minerarem e extraírem dados do repositório central, também chamado data warehouse. O processo — denominado data mining, ou mineração de dados — busca identificar padrões nos dados e detectar novos grupos passíveis de mapeamento. Com isso, é possível gerar relatórios para detalhar as informações relevantes.

Além dessas técnicas, existem outras a serem utilizadas e que surtem efeitos positivos. Duas das principais são:

• reengenharia de processos de negócio (BPR): foca a análise e a representação do workflow para reestruturar atividades internas;

• benchmarking: está direcionada à identificação das melhores práticas para verificar aquelas que se adaptam à sua companhia a fim de otimizar a performance empresarial.

Como o BI está transformando as empresas?

Apesar de muitos gestores e especialistas orientarem suas atenções para o Big Data, a inteligência artificial e o machine learning, é preciso reconhecer o valor do BI. Ele consegue reunir aspectos úteis para sua organização e gestão, e agregar soluções tecnológicas para atingir os melhores resultados.

O resultado é a capacidade de estruturar o planejamento estratégico de forma a construir vantagens competitivas sustentáveis. Afinal, dados mais evidências equivalem a decisões estratégicas. Nesse cenário, o BI contribui para diferentes finalidades, como:

• conhecimento mais amplo do negócio;

• melhoria do processo decisório;

• facilidade de acesso e compartilhamento de informações, a fim de subsidiar a gestão;

• análise em tempo real;

• auxílio à identificação de perdas no sistema;

• redução de problemas e obstáculos;

• entrega de resultados corretos no tempo exato e para a pessoa certa;

• identificação de oportunidades de vendas diretas e cruzadas;

• possibilidade de fornecer respostas rápidas a qualquer consulta de negócios;

• obtenção de insights valiosos sobre o comportamento dos clientes.

Mais além, o BI fornece vários benefícios, em especial, os que apresentamos abaixo. Confira!

Melhoria das tomadas de decisão

Provavelmente, essa é uma das principais vantagens do BI. O processo decisório se torna mais rápido e tem mais qualidade. As operações são potencializadas, enquanto os processos são otimizados. Tudo isso decorre da facilidade de visualização de dados por meio de relatórios e análises.

Por exemplo: se você precisar fechar um orçamento com um cliente, consegue analisar os aspectos implicados e ver os relatórios pelo computador ou celular para, então, determinar o valor mais adequado. Da mesma forma, é possível:

• controlar as previsões de vendas;

• atender às demandas com agilidade;

• mensurar a eficiência das soluções;

• descobrir oportunidades de negócio;

• identificar custos operacionais desnecessários;

• fazer um planejamento seguro.

Essa melhoria nas tomadas de decisão agrega vantagem competitiva, principalmente porque contribui para a manutenção de boas relações entre sua empresa, fornecedores e clientes.

Aprimoramento do planejamento e da gestão

Mais que coletar dados brutos, o BI ajuda a melhorar a gestão para alcançar as metas de desempenho. Por meio das ferramentas específicas, é possível definir metas baseadas em números, a exemplo de tempo de entrega, objetivos de vendas etc. Com esses indicadores, fica mais fácil analisar o progresso de maneira consistente.

É importante mencionar que a acessibilidade dos dados e das informações contribui de maneira significativa para o monitoramento em tempo real. Assim, em vez de perder horas na coleta e organização, basta acessar o sistema para verificar o que é necessário.

Capacidade de prever o crescimento

Apesar de analisar números e ter um foco significativo nesse quesito, o BI tem o principal objetivo de aperfeiçoar a eficiência organizacional e aumentar a produtividade. Esse equilíbrio entre dados e aspectos estratégicos possibilita prever o crescimento do negócio a partir de seu histórico, status atual e projeção para o futuro.

Essa situação também é derivada do compartilhamento de informações entre as equipes. Como os dados ficam em apenas um local, qualquer gestor é capaz de acessá-los, interpretá-los e tomar as decisões corretas. Essa medida ainda evita a duplicação de itens.

Elaboração de perfis de clientes

Sempre que possível, a empresa deve buscar informações sobre os clientes. Essa é uma das propostas do Business Intelligence. Com o auxílio dessas soluções, são identificados padrões que traçam o perfil dos consumidores interessados em seus produtos e serviços. Junto a isso, são fornecidos dados sobre suas necessidades.

Essa informação permite pensar de que maneira é possível atender a essas demandas. Uma possibilidade, por exemplo, é fazer uma publicidade direcionada por meio de links patrocinados. Com isso, a tendência é haver um aumento nas vendas e até a fidelização do consumidor, já que a compreensão sobre as preferências leva a uma vantagem estratégica.

Aumento da retenção de clientes

Além do aumento da fidelização, a elaboração dos perfis de clientes contribui para o crescimento da retenção. Isso acontece pela própria satisfação dos consumidores, mas também por conta de outras ações, como criação de campanhas personalizadas e direcionadas, lançamentos de promoções específicas e outras possibilidades. Tudo depende das opções apresentadas em relatórios.

BI x BA X Big Data: quais são as diferenças?

Mesmo com características diferentes, é comum haver uma confusão entre Business Intelligence, Business Analytics e Big Data. O BI, como vimos, apresenta a situação atual dos dados com base em evidências e coleta. Por isso, é considerado um analytics descritivo.

Por sua vez, o BA é um processo assistido pela tecnologia. Nele, um software avalia os dados coletados para indicar o que deverá acontecer no futuro — caso do analytics preditivo — ou o que poderia ocorrer, caso determinada decisão seja tomada — é o analytics prescritivo.

Por ter essa capacidade, o BA, muitas vezes, é chamado de analytics avançado, já que fornece uma análise aprofundada. Para ter uma ideia, as companhias que usam essa ferramenta tomam decisões 5 vezes mais rápido que a média.

Por fim, o Big Data abrange uma quantidade grande de informações, que é utilizada pelos cientistas de dados para identificar correlações e padrões. Apesar de sua importância, é possível entender que essa tecnologia está mais relacionada ao acúmulo de dados, enquanto o BI se relaciona com a inteligência empresarial.

De acordo com esse entendimento, o BI é um passo além do Big Data, porque ele faz mais que lidar com o grande volume de informações. Seu foco é ajudar a compreender as informações para direcionar as ações a serem adotadas.

No entanto, isso não significa que apenas o Business Intelligence deve ser trabalhado. O ideal é utilizar BI, BA e Big Data em conjunto para ter uma compreensão mais clara do contexto em que o negócio está inserido, seus desafios e oportunidades.

Por que investir na aplicação do Business Intelligence?

A aposta no BI aumenta a competitividade organizacional pela grande quantidade de informações e insights fornecidos. Com a ajuda dessa ferramenta, sua empresa consegue se destacar no mercado, ainda que ele esteja saturado ou seja desafiador. Outros motivos que justificam a aplicação da inteligência de negócios são os que listamos abaixo.

Aumento da interatividade e da colaboratividade entre os colaboradores

Os usuários envolvidos no processo são conectados ao mesmo sistema. Com isso, todas as mudanças e descobertas são compartilhadas e fornecem uma comunicação mais abrangente e eficiente. Ao mesmo tempo, os colaboradores dividem as informações e tomem as decisões com base nelas, o que traz organização e agilidade ao processo decisório.

Possibilidade de personalização e compatibilidade

Os softwares de BI facilitam a geração de apresentações de negócios, principalmente por conta dos dados fornecidos. Essa característica faz com que as mensagens sejam entregues com clareza e ajuda os setores a se fortalecerem. Da mesma forma, a negociação com clientes é simplificada.

Segurança para os dados

Os relatórios gerados são gerenciados e distribuídos com facilidade para diferentes destinatários. Os dados são passíveis de criptografia, recurso que evita o acesso de pessoas sem autorização. Ainda é possível criar perfis de usuários limitados a suas áreas. Desse modo, cada um acessa somente o que lhe compete e há mais segurança da informação.

Automação das atividades

A maioria das tarefas rotineiras são automatizadas com o BI. Elas se tornam mais dinâmicas e ágeis por conta de diferentes recursos, como agendamento de atividades, emissão e distribuição de relatórios, criação de diretórios internos etc.

Imediatismo de respostas para desafios cotidianos

As empresas passam por uma série de obstáculos, que são diminuídos com a ajuda do BI. As incertezas são reduzidas, porque os dados geram insights valiosos. Assim, o gestor consegue tomar decisões com agilidade, sem precisar ler várias páginas ou mapear dados.

Quais são as principais aplicações de BI nas estratégias?

As companhias precisam analisar dados e informações para tomar decisões acertadas. Essa prerrogativa é válida para qualquer setor de negócio. Para exemplificar, vamos mostrar alguns deles a partir de agora. Acompanhe!

Atendimento ao cliente

O BI contribui para obter informações dos clientes. Por meio de ferramentas analíticas, é possível cruzar os dados de negócio, identificar os melhores horários para agir e quais abordagens são mais eficientes. Ao mesmo tempo, as análises preditivas e a identificação de padrões e comportamentos geram uma experiência mais positiva — e isso aumenta as chances de fidelização do consumidor.

Marketing

Os dados gerados servem principalmente para manter a empresa competitiva — e fortalecer o marketing é uma alternativa válida para chegar a esse objetivo. As informações obtidas ajudam a traçar campanhas com base nas tendências e perfil dos clientes identificados.

Do mesmo modo, são identificados riscos, que podem ser gerenciados para serem reduzidos. O resultado é o aumento da reputação da empresa no mercado, com elevação do market share a partir das estratégias utilizadas.

Financeiro

O gestor tem, por meio do BI, informações atualizadas, que ajudam a tomar decisões conscientes. Com os dados compilados pelo software, é possível identificar oportunidades de investimento e gerar relatórios otimizados, que impedem a ocorrência de retrabalhos e erros.

Os insights derivados da automação servem para realizar planejamentos, como o tributário, que contribui para a economia de valores pela elisão fiscal. Além disso, há um controle maior de receitas e despesas, com aumento do retorno sobre o investimento (ROI).

Qual é o futuro dessa inovação?

Como ficou claro ao longo deste post, há muitas maneiras de utilizar o BI na sua empresa. Porém, ainda deve surgir mais uma onda de disrupção, a análise aumentada. A expectativa é que o machine learning seja incorporado ao sistema para direcionar usuários nas suas consultas a respeito dos dados.

Essa nova estratégia será a união entre BI e analytics e deixará todas as funções incluídas na plataforma mais poderosas e valorosas. Como isso vai ocorrer na prática? Enquanto o gestor observa os relatórios — parte do BI —, também será possível fazer projeções para os próximos meses ou anos — aspecto relacionado ao BA.

Em seguida, a discussão é levada para o aspecto potencial. É o caso de se perguntar o que aconteceria se determinada decisão fosse tomada em vez de outra. Assim, o software apresentará os dados e indicará o melhor caminho a seguir. Tudo a partir de uma plataforma.

Outras tendências futuras são:

• consolidação do Chief Data Officer (CDO), responsável pela análise de dados e transformação de informações em estratégias para alcançar os objetivos de negócio;

• crescimento da localização das coisas, vertente da Internet das Coisas (IoT) que foca a busca de objetos conectados à rede. A localização é compartilhada e, por meio disso, é possível analisar o contexto e oferecer informações em tempo real;

• integração da análise de dados em cargos e funções, o que fortalecer os C-levels;

• criação de narrativas com base em dados, que ajudam as estratégias de marketing, especialmente no que se refere à personalização.

Quais são as 3 ferramentas de Business Intelligence?

Empregar o BI na sua empresa requer investimento em ferramentas específicas, que ajudarão a colocar em prática todos os aspectos sinalizados ao longo deste artigo. Aqui, listamos as 3 principais. Veja quais são elas!

1. Power BI

Desenvolvido pela Microsoft, com o Power BI é uma solução que disponibiliza visualizações informativas e gráficas a respeito do negócio. A ideia é que os gestores criem seus próprios relatórios sem precisar de uma equipe de TI ou de um bando de dados. Assim, torna-se mais fácil interpretar os dados fornecidos pelo BI e conectar as fontes de informação para fazer correlações estratégicas.

2. Tableau

Tendo como foco uma interface intuitiva, o Tableau promete responder questionamentos complexos que ajudem a empresa a decidir o melhor caminho a seguir. É oferecido um fluxo de análises, que possibilita ao usuário obter informações detalhadas. Além disso, permite combinar diferentes bancos de dados.

3. Qlik

Trabalha o BI e o BA por meio de um mecanismo associativo que facilita a descoberta de insights. A plataforma faz possível relações para fazer análises imediatas, sem precisar de especialistas ou fazer diferentes consultas. O Qlik ainda traz flexibilidade e oferece a identificação de exceções.

Quais são as 3 melhores práticas para a aplicação do BI na sua empresa?

O Business Intelligence é mais que uma ferramenta ou tecnologia. Para sua implementação ter sucesso, é necessário executar os processos corretos e ter uma infraestrutura adequada. Assim, a chance de problemas é reduzida de maneira significativa.

Mais que isso, é preciso adotar as boas práticas do mercado para aumentar a chance de sucesso. Quer saber quais são elas? Acompanhe a seguir!

1. Padronize sistemas e processos

A prática de utilizar — e confiar — em diferentes sistemas e aplicativos torna difícil ter uma visão holística. Isso implica problemas para o sucesso da aplicação do BI. O ideal é que a direção do negócio defina a padronização de processos e ferramentas que funcionarão em todos os setores. Assim, os colaboradores são envolvidos desde o início e há uma adaptação melhor.

2. Foque a usabilidade

A avaliação das opções de software requer atenção à usabilidade, porque são os colaboradores que vão utilizar os sistemas. A facilidade contribui para o aumento da produtividade e obtenção de insights. Por isso, a solução deve apresentar informações e relatórios simples de compreender. Além disso, os gestores precisam fornecer o treinamento necessário à equipe.

3. Deixe os dados prontos

O Bi só será eficiente se os dados coletados tiverem qualidade. A título de informação, uma pesquisa destacou que 59% dos entrevistados apresentaram esse fator como principal barreira ao sucesso da ferramenta. Esse aspecto é chave para o processo e exige da organização definir como os dados serão coletados e de que maneira sua integridade será mantida. Aposte também na governança e no compliance, que evitará a duplicação e e a desatualização das informações.

Depois de ver todas essas informações ao longo deste post, fica claro que o Business Intelligence é uma ferramenta necessária ao seu negócio. Com a ajuda da coleta e análise de dados, você consegue chegar a insights, que ajudarão a traçar estratégias acertadas para sua empresa. Além disso, efetivará ações que contribuem para a entrada da sua companhia no contexto da transformação digital.

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