O que é?
Na Softline, temos uma cultura de honestidade e abertura. Caso você testemunhe ou suspeite de qualquer delito ou conduta antiética no trabalho, denuncie. Seu retorno pode prevenir atos ilícitos que podem prejudicar a reputação ou o desempenho da Softline e, até mesmo, salvar as pessoas de qualquer perigo.
A Softline realmente valoriza a ajuda de colaboradores e terceiros atuando em nome da Softline, que identificam e denunciam sobre possíveis questões que precisam ser resolvidas. A denúncia é incentivada. Você não sofrerá por levantar questões de boa-fé, bem como não toleraremos qualquer forma de retaliação contra você por se manifestar.
Denúncia é a divulgação de informações relacionadas a suspeitas de irregularidades, conduta antiética ou perigos relacionados ao trabalho ou aos negócios da Softline. O objetivo desta política é garantir que os colaboradores ou terceiros que atuam em nome da Softline possam levantar questões sobre qualquer suspeita de delito ou conduta antiética, sem medo de represálias.
A quem ela é aplicada?
Ela é aplicada a todos os colaboradores da Softline que operam em qualquer nível da organização e em qualquer país do mundo, bem como todos os terceiros que atuam em nome da Softline, incluindo fornecedores, colaboradores destacados, assessores, trabalhadores de agências, contratados e outras empresas.
Que tipo de coisas devem ser relatadas?
Você deve relatar qualquer violação potencial do Código de Ética Corporativa e Compliance ou de qualquer outra política empresarial da Softline ou da lei. Existem muitos exemplos de atividades potenciais que podem estar relacionadas à suspeita de irregularidades ou perigos relacionados ao trabalho e estes podem incluir:
- Fraude
- Suborno
- Violações de direitos humanos
- Discriminação ou assédio
- Violações de leis e regras da concorrência
- Lavagem de dinheiro ou violações de leis sancionatórias e regulamentos de exportação
- Manutenção inadequada de registros financeiros ou não financeiros
- Conflitos de interesse
- Questões ambientais, de saúde e de segurança
- Uso inadequado dos recursos da empresa
- Informações privilegiadas
- Divulgação de informações confidenciais
- Infração de regulamentos de proteção de dados
- Violações de qualquer uma de nossas (outras) políticas
- Retaliação contra qualquer pessoa por falar de boa-fé.
Não utilize esta política:
- Para relatar eventos que representem uma ameaça imediata à vida ou à propriedade. Caso precise de assistência de emergência, entre em contato com as autoridades locais ou ligue para o número de telefone de emergência de seu país.
- Para quaisquer reclamações em relação aos seus termos empregatícios.
- Para resolver disputas pessoais ou legais.
- Para fazer acusações que você sabe que são falsas. Isso pode levar a medidas disciplinares.
Caso esteja pensando em relatar uma questão, será sua responsabilidade garantir que qualquer relato seja feito de boa-fé e que você tenha motivos para acreditar que a alegação é verdadeira. Ao relatar uma questão, você é incentivado a fornecer o máximo de informações possível, incluindo nomes, datas, locais e detalhes dos eventos ocorridos.
Como levantar uma questão?
Opção 1: Diga para seu gestor
Caso tenha questões sobre transgressões ou comportamento antiético, você será incentivado a relatá-las para seu gestor em primeira instância. Caso não se sinta à vontade para comunicar suas questões a seu gestor, você deverá utilizar um dos métodos de relatório alternativos abaixo.
Opção 2: Fale com o Diretor de Compliance Global ou o Parceiro de Compliance Regional
Caso seu gestor não seja capaz de resolver o problema ou você não se sinta confortável em relatar a questão para seu gerente de linha, você poderá entrar em contato com o Diretor de Compliance Global da Softline ou o Parceiro de Compliance Regional aplicável, que tratará do assunto com absoluta confiança. Como alternativa, você poderá enviar uma mensagem eletrônica para Speakup@Softline.com.
Opção 3: Utilize o serviço confidencial de “Denúncias”
Pode haver circunstâncias nas quais os colaboradores se sintam incapazes ou extremamente desconfortáveis em relatar uma questão internamente. Este serviço confidencial permite que você relate uma questão por telefone (ligação gratuita), página de rede ou endereço eletrônico. O serviço de telefone e de rede é operado por uma organização externa e independente, disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana e 365 dias por ano.
Confidencialidade e Anonimato do Colaborador
Caso você relate qualquer irregularidade ou comportamento antiético, o assunto será tratado de forma confidencial e seus dados não serão divulgados, a menos que haja uma obrigação legal de fazê-lo. A Softline tem a obrigação legal de proteger seus interesses e sua posição, além de garantir que qualquer pessoa que levantar de boa-fé uma questão honesta seja apoiada e protegida. Você pode relatar um assunto anonimamente; todavia, incentivamos que faça um registro. Caso não saibamos quem você é no momento em que uma questão é relatada, não poderemos garantir sua proteção subsequente de confidencialidade ao lidar com ela.
O que você deve fazer se notar qualquer retaliação?
Caso perceba qualquer retaliação contra você ou qualquer outra pessoa por levantar ou ter levantado de boa-fé uma questão sobre suspeita de delito ou comportamento antiético, relate isso por meio de um de nossos canais de Denúncias. Uma denúncia de retaliação contra um denunciante é tratada como qualquer outro relato de Denúncia e o mesmo procedimento é seguido.
O que acontece em seguida?
A Softline leva a sério cada denúncia de possível irregularidade ou comportamento antiético. Caso você envie uma denúncia, receberá uma confirmação de recebimento dentro de 5 a 7 dias úteis, com uma estimativa de quanto tempo levará para tratar e avaliar sua questão. Sua denúncia passará por uma análise inicial e, se necessário, será devidamente investigada. A investigação pode envolver outras pessoas nos negócios, além de equipes como Segurança, RH e Jurídico; contudo, seus detalhes não serão fornecidos àqueles que estão investigando a questão, a menos que seja absolutamente necessário. Em média, o encerramento da questão pode ser esperado em um período de 1 a 3 meses. Você será informado sobre as constatações gerais, ou seja, se estabelecemos ou não a ocorrência de irregularidades ou de comportamento antiético. Observe que não poderemos fornecer detalhes completos sobre o resultado de um caso (ou as ações relacionadas tomadas) por razões de confidencialidade, privacidade e direitos legais de todos os envolvidos.
Gerenciando as questões relatadas
Caso você seja um gestor que recebe uma denúncia de transgressão ou comportamento antiético, deverá manter sigilo absoluto entre você e a pessoa que está fazendo a denúncia. Não entre em contato com a pessoa objeto do relato ou tente resolver o problema sozinho. Documente todos os fatos disponíveis: pessoa(s) envolvida(s), detalhes da questão, evidências, datas etc. Você deve então atuar imediatamente entrando em contato com o Diretor de Compliance Global ou o Parceiro de Compliance Regional aplicável para discutir o assunto de forma mais detalhada.
O que se espera de você em relação às investigações?
Caso você se envolva em uma investigação, precisará cooperar e responder a todas as perguntas de forma completa e honesta. Mentir para as pessoas que realizam a investigação, bem como atrasar, interferir ou se recusar a cooperar com a investigação, pode levar a medidas disciplinares. Todas as partes envolvidas, incluindo o acusado, têm direito à confidencialidade, a fim de evitar danos desnecessários à sua reputação. Portanto, caso você participe ou tome conhecimento de uma investigação, deverá manter o sigilo sobre a questão.
Medidas apropriadas
Caso sua questão seja bem fundamentada (ou seja, tenha de fato havido uma irregularidade), serão tomadas as medidas apropriadas quando necessário, de acordo com as políticas aplicáveis e a lei.
Como um fornecedor pode relatar uma questão?
A Softline precisa da participação do fornecedor para denunciar se um fornecedor encontra ou suspeita de conduta imprópria de qualquer colaborador da Softline, não importa o quão sênior seja, em qualquer área de negócios da Softline. Todas as questões relatadas serão tratadas com absoluta confiança e os detalhes do fornecedor não serão divulgados, a menos que haja uma obrigação legal de fazê-lo ou um assunto possa ser relatado de forma anônima. O fornecedor será informado sobre o resultado de qualquer
investigação sobre a questão em caráter confidencial, a menos que haja uma razão legal pela qual a Softline não poderá compartilhá-lo. Caso o fornecedor não esteja satisfeito com esta abordagem, a Softline recomendará que o fornecedor entre em contato diretamente com o Diretor de Compliance Global ou Diretor Executivo da Softline.
Quais outros documentos preciso conhecer?
S.V. Chernovolenko,
Diretor Executivo Global da Softline
Anexo: Proteção de Dados Pessoais
Este Anexo
O serviço de Denúncias é uma forma de colaboradores, contratados e terceiros denunciarem uma suspeita de irregularidades cometidas por uma empresa, colaborador ou contratado da Softline que viole o Código de Ética Corporativa e Compliance e/ou suas políticas.
Este anexo explica como a Softline coleta, utiliza e compartilha dados pessoais para fins de comunicação. Isso inclui quaisquer dados pessoais relativos à pessoa que faz a denúncia, bem como dados pessoais sobre os indivíduos contra os quais uma denúncia foi feita ou aqueles que foram identificados como tendo informações acerca da denúncia.
Para obter mais orientações gerais sobre como a Softline lida com seus dados pessoais, consulte o Procedimento de Privacidade para Dados de Colaboradores. Você pode encontrar mais orientações no Procedimento de Privacidade da Softline para Chamadas de Dados de Colaboradores e os relatórios digitais para o serviço de Denúncias são recebidos em nome da Softline por um provedor independente.
A Softline tomou as medidas organizacionais e contratuais necessárias para garantir que todos os dados pessoais coletados pelo provedor independente sejam adequadamente protegidos e processados apenas para fins do serviço de Denúncias autorizado.
Informações Gerais
A Softline é a controladora de dados do serviço de Denúncias, que opera em seu nome e em nome de suas empresas operadoras dentro da Softline. Dependendo da localização do denunciante, na qual o evento supostamente ocorreu, e da natureza da(s) alegação(ões), um investigador apropriado será solicitado a realizar a investigação.
Dados pessoais
O tipo de dados pessoais que a Softline mantém como parte do processo de Denúncia pode incluir:
- Seu nome e detalhes de contato (caso decida não denunciar de forma anônima);
- O nome e o cargo da(s) pessoa(s) que você pode denunciar;
- Uma descrição de qualquer conduta questionável, incluindo todos os detalhes relevantes; e
- Qualquer questão que você tiver.
Embora a Softline e o provedor independente que opera o serviço de Denúncias não os busquem de forma ativa, dados pessoais confidenciais, conforme definição pelos regulamentos de privacidade, podem ser incluídos no relatório de Denúncias.
No momento em que você fornecer seu nome e seus detalhes de contato pessoal, sua identidade será estritamente confidencial e não será revelada à pessoa ou às pessoas a quem o relatório se refere, a menos que você dê seu consentimento. As únicas exceções são no momento em que a Softline é legalmente obrigada a divulgar sua identidade; em que a Softline possui permissão legal para divulgar sua identidade para proteger ou defender nossos direitos ou os de nossos colaboradores, clientes, fornecedores ou parceiros de negócios, ou; em que Softline tiver determinado que as alegações foram
maliciosas e feitas de má-fé.
Os relatórios de Denúncias podem ser coletados por qualquer meio de processamento de dados, sejam eletrônicos ou não. Observe que os dados pessoais serão, em todos os casos, processados separadamente de outros sistemas de informações de colaboradores ou arquivos de colaboradores.
Objetivo do processamento de dados
A Softline pode processar seus dados pessoais;
- Para administrar o Serviço de Denúncias e avaliar e acompanhar os envios ao Serviço de Denúncias.
- Para investigar supostas violações.
- Para tomar qualquer ação de acompanhamento necessária após a conclusão de uma investigação.
- Para criar denúncias anônimas para a gestão da Softline.
Base legal
A Softline somente processará seus dados pessoais de forma compatível com a finalidade para a qual foram coletados. Na medida do necessário para tais fins, a Softline tomará as medidas cabíveis para garantir que as informações pessoais sejam precisas, completas e confiáveis em relação ao uso pretendido.
No que diz respeito a um processo de Denúncia, a Softline utilizará seus dados pessoais de acordo com o Procedimento de Privacidade para Dados de Colaboradores, que se refere ao objetivo do ‘uso de dados pessoais de colaboradores para atividades como as que envolvem a proteção dos interesses da Softline e de seus colaboradores e pela proteção dos interesses dos ativos da Softline e dos colaboradores’. A Softline conta com interesses legítimos como base legal para a coleta e utilização de seus dados pessoais.
Seus dados pessoais podem ser guardados e utilizados para gerir o processo de Denúncia, enquanto trabalha para nós, no momento em que termina o seu vínculo empregatício e algum tempo depois ter saído.
Divulgações
Os dados pessoais coletados para os fins supramencionados serão compartilhados com o provedor independente que administra o serviço de Denúncias, em nome e sob a direção e controle da Softline.
Também podemos permitir que especialistas terceirizados selecionados, como contadores forenses, advogados externos ou consultores, acessem suas informações pessoais com a finalidade de realizar investigações internas em relação a violação(ões) suspeita(s) de nosso Código de Ética Corporativa e Compliance e/ou de suas políticas. No momento em que a Softline compartilha informações pessoais com esses terceiros, a Softline exige que estes apenas utilizem essas informações pessoais conforme necessário para nos fornecer serviços de investigação e de maneira consistente com o Procedimento de Privacidade para Dados de Colaboradores e a legislação aplicável.
Além disso, os dados pessoais coletados para fins de Denúncia somente serão divulgados para terceiros, caso a Softline tiver o dever de divulgar ou compartilhar seus dados pessoais, a fim de cumprir qualquer obrigação legal ou quando necessário para denunciar crimes.
Transferência Internacional
Caso seja necessário transferir seus dados para fora do Espaço Econômico Europeu ou de seu território nacional, a Softline implementará medidas de proteção adequadas de acordo com os requisitos legais aplicáveis para garantir que seus dados recebam proteção equivalente àquela fornecida pelos regulamentos de proteção de dados aplicáveis em suas jurisdições nacionais ou no Espaço Econômico Europeu. Essas medidas de proteção adequadas podem ser decisões apropriadas ou cláusulas contratuais padrão.
Retenção de dados
Os relatórios de Denúncias que forem considerados infundados devem ser removidos o mais rápido possível, incluindo todos os dados pessoais contidos ou relacionados a esses relatórios. Os dados pessoais relacionados a relatórios sobre reivindicações comprovadas serão retidos apenas pelo período necessário para servir os propósitos de denúncia, na medida devidamente necessária para cumprir um requisito legal aplicável, ou conforme aconselhável à luz de um estatuto de limitações aplicável.
O registro de quaisquer medidas disciplinares contra um colaborador, resultante de uma denúncia feita de acordo com as disposições da política Denúncias, deve ser feito em conformidade com os procedimentos internos que a Softline mantém em relação aos registros de pessoal.
‘Remover’ significa a destruição ou a adaptação dos dados pessoais, de tal forma que a identificação do denunciante e da pessoa implicada não seja mais possível
Seus direitos
Qualquer colaborador pode, a qualquer momento, perguntar ao Diretor de Compliance Global se um relatório foi ou não elaborado contra ele. Nesse caso, ele receberá uma visão geral por escrito dos dados pessoais disponíveis sobre si, a menos que isso atrapalhe gravemente a investigação. Caso os dados pessoais se revelem inexatos ou incompletos, a pessoa implicada poderá solicitar sua retificação ou seu preenchimento. Em circunstâncias específicas, um colaborador pode solicitar a exclusão de dados pessoais que lhe digam respeito ou a restrição do tratamento de dados pessoais referentes a si
próprio.
Qualquer colaborador tem o direito de apresentar uma reclamação à autoridade de supervisão. Uma lista de autoridades nacionais pode ser encontrada aqui https://pdpecho.com/the-list/
Contato
Caso você tenha qualquer outra pergunta, deseje exercer qualquer um dos direitos acima ou tenha uma reclamação sobre nosso tratamento de seus dados pessoais em relação ao procedimento de Denúncia, envie uma mensagem eletrônica para speakup@Softline.com, ou entre em contato com nosso Representante de Proteção de Dados do Grupo, em dpo@softline.com.
Política de Denúncias da Softline (.pdf)
